Gestão de Contratos Corporativos
O objetivo principal de um contrato é formalizar uma relação de ganha-ganha entre o cliente e o fornecedor.
Dessa forma, o contrato deve servir de "documento tira-dúvidas" durante seu período de execução, de forma a esclarecer qualquer questionamento com relação ao que foi acordado.
Neste cenário, a Gestão de Contratos Corporativos existe para garantir que a relação entre cliente e fornecedor se concretize, de fato, em uma relação de agregação de valor para ambas as partes.
Essa gestão envolve uma série de tarefas e processos que extrapolam a elaboração dos contratos em si, como:
• Organização dos documentos necessários ao cumprimento dos termos contratuais (ex: projetos, especificações técnicas, normas, SLAs);
• Registros de entregáveis de forma documental;
• Cumprimento da legislação vigente aplicável;
• Constante minimização dos riscos contidos nas cláusulas;
• Adequação às políticas internas e ao compliance da organização;
• Gestão de prazos;
• Gestão de pagamentos, entre outros.
A Teoria Geral dos Contratos define que: um contrato é o acordo de vontades de duas ou mais pessoas, de forma livre e declarada, que estabelece entre elas alguns direitos e obrigações, sob determinadas condições, com o objetivo comum de criar, resguardar, modificar ou extinguir uma relação jurídica, desde que não haja contrariedade à lei.
Especificamente, os contratos empresariais SEMPRE:
- São celebrados com escopo visando o lucro;
- Envolvem: mão de obra, capital, insumos e tecnologia.
Como é possível perceber, esse é um assunto que requer cuidado e atenção, com artigos definidos juridicamente que devem ser seguidos. E a gestão de contratos corporativos foi desenvolvida para garantir que todas as etapas sejam bem realizadas.
Um contrato corporativo possui como base as seguintes cláusulas:
Qualificação das partes: quem são os envolvidos no contrato do ponto de vista jurídico, com descrição detalhada de quem são o cliente e o fornecedor;
Considerações Iniciais: quaisquer informações que descrevam o cenário e motivações para a celebração do contrato;
Objeto do Contrato: descrição macro e objetiva do que está sendo contratado;
Escopo do contrato: descrição detalhada do que está sendo contratado. Poderá ser definido em documento à parte, mas integrante do contrato; Preço, Formas e Condições de Pagamento;
Prazo: duração do contrato;
Direitos e Deveres das Partes;
Condições gerais;
Confidencialidade, Sigilo, Propriedade Intelectual;
Garantias;
Multas;
Formas de Extinção: em que circunstâncias o contrato poderá ser interrompido;
Forma de Solução de Conflitos;
Foro
Exemplos de situações a se pensar como cliente:
"Nós temos um pequeno departamento de engenharia, por isso precisaremos de suporte técnico extra."
"Nossa operação é crítica para esta contratação, então precisaremos de um SLA bastante rigoroso."
Exemplos de situações a se pensar como fornecedor antes de compor as cláusulas do contrato:
"A versão atual da nossa solução possui algumas limitações em certos cenários, então não forneceremos uma garantia ampla nesses casos."
"Nosso CFO se opõe a darmos indenizações por incidentes ocasionados por falhas de segurança na nossa solução."
As personalizações dessas cláusulas ficam então a critério do Gestor do Contrato.
"Provedor": significando "Fornecedor", "Licenciador", "Vendedor", "Consultor" ou "Provedor de Serviços", entre outros nomes que se referem à parte vendedora.
"Cliente": significando "Licenciado", "Comprador" ou "Adquirente", entre outros.
"Prazo": significando "Tempo de vigência", "Período de validade" do contrato.
• Contratos de obras: faça referência a plantas e projetos nos anexos do contrato; defina quais normas ténicas devem ser seguidas; especifique claramente as características que estejam com rigor técnico maior que o das normas técnicas adotadas.
• Contratos de suporte técnico de TI: períodos da prestação do serviço (horários da prestação), tempo máximo de resposta esperado, medições que serão consideradas na aferição do serviço prestado, quais softwares/sistemas e equipamentos estarão incluídos, qual a prioridade de atendimento conforme a criticidade.
Para atingir-se um bom nível de qualidade no processo de contratação, são adotadas fases durante todo o processo, desde a avaliação de todas as necessidades da contratação, incluindo os benefícios almejados, até as cláusulas que formalizarão o cumprimento das obrigações.
É importante salientar que o solicitante do contrato define o conteúdo do objeto contratual, mas quem escreve as cláusulas do contrato é SEMPRE o departamento jurídico. Este último, na maioria dos casos, pede o apoio da área solicitante e dos demais stakeholders para esclarecer eventuais detalhes que devam constar entre as cláusulas.
A tríade da gestão de contratos é composta por: gestor do contrato, fiscal e preposto (na contratada).
Responsabilidades do Gestor do contrato
- Colher as informações necessárias para a composição do contrato, incluindo os documentos técnicos relevantes, legislações aplicáveis, registros, formulários, especificações, projetos e demais itens necessários para a elaboração do contrato;
- Entender e definir quem são as partes interessadas: pessoas dentro e fora da organização que se envolverão diretamente com o contrato, sua elaboração e sua execução;
- Marcar reuniões com o fornecedor;
- Definir os procedimentos de medição do contrato e anexar os boletins de medição aos documentos do contrato. As medições são a conferência periódica entre o que está no escopo e o que está sendo entregue;
- Elaborar relatórios para a alta gestão;
- Conhecer as cláusulas do contrato e apontar as eventuais desconformidades com as políticas da organização, e com a legislação vigente;
- Apontar situações problemáticas que possam gerar a quebra de cláusulas, tomando as providências necessárias para que não ocorra;
- Garantir a boa comunicação entre as equipes e personagens, especialmente entre o preposto e o fiscal, quando for aberta essa possibilidade pelo gestor do contrato;
- Recebimento de documentações de terceiros: alvarás, autorizações, certificados, liberações em geral;
- Garantir que os boletins de medição estejam sendo executados conforme o escopo;
- Mitigar riscos oriundos da execução do contrato, especialmente os de SSMA (Saúde, Segurança e Meio-ambiente);
- Aproveitar as oportunidades de melhorias do contrato em andamento, através de aditamentos;
- Nos aditamentos visando melhorias, combina-se um valor adicional para o contrato, caso melhorias sejam efetivamente incorporadas;
- Formalizar a finalização ou renovação do contrato.
Responsabilidades do Fiscal do contrato
- O Fiscal fica a maior parte do tempo em campo, verificando o escopo: quantidades, especificações técnicas, tipo de material empregado, segurança conforme a legislação do trabalho etc;
- O fiscal deve viabilizar as condições ideais para o início, meio e fim das tarefas envolvidas na execução do contrato: adequação do local de execução, condições de acesso a ativos da contratante, alinhamentos com o gestor do contrato;
- A responsabilidade por efetuar as medições é do fiscal do contrato, quando houver este personagem definido na contratação;
- O ideal é que conheça os pontos principais do contrato (sem a necessidade de aprofundamento em suas cláusulas);
- Poderá oferecer suporte em medições, avaliações de fornecedor e participar de reuniões com o fornecedor, sempre na presença do gestor do contrato;
- Registrar qualquer evento que comprometa a qualidade do contrato: desvios em quantidade, qualidade e/ou especificações acordadas;
- Acidentes em campo devem ser informados ao gestor pelo fiscal.
Responsabilidades do Preposto do contrato:
- O preposto é o responsável autorizado por membro da empresa contratada a se relacionar com a contratante;
- Idealmente, quem nomeia o preposto deve constar no contrato social da empresa contratada;
- O preposto tem dupla responsabilidade quanto a políticas corporativas: as de sua empresa e as da contratante;
- No lado da contratada, tem basicamente as mesmas responsabilidades do gestor do contrato, no sentido de garantir a boa execução do contrato;
- Deve garantir a entrega conforme o escopo;
- Os Boletins de medição TÊM que ter assinatura do preposto, além do gestor (preferencialmente também do fiscal);
- Uma auditoria poderá invalidar o boletim de medição caso não tenha uma assinatura do preposto da contratante;
- É possível haver mais que um preposto para o mesmo contrato. Inclusive de empresas diferentes, no caso de ter sido formado um consórcio de empresas contratadas para cumprir o contrato.
Notas quanto às responsabilidades sobre o contrato
- O gestor MUITO raramente participa do processo comercial. Quem negocia reajustes contratuais é o setor de compras e suprimentos. O gestor apenas solicita reajustes, quando aplicáveis.
- Em casos de descumprimento do contrato, quem redige a notificação à contratada é o departamento jurídico, ou responsável jurídico da contratante.
- Ocorre o Bloqueio de fornecedor quando este descumpre políticas da contratante, legislações vigentes, ou falha repetidamente na entrega do escopo, e não corrige tais desvios quando notificado.
- As fraudes e subornos são motivo de bloqueio imediato do fornecedor.
- Se o fornecedor não estiver arcando com suas obrigações trabalhistas ou previdenciárias, é indicado avaliar o bloqueio do fornecedor, com vistas a manter-se o compliance da organização.
- Em caso de rescisão contratual, o gestor participa de eventuais reuniões, e apoia o jurídico na redação do Termo de Rescisão.
Responsabilidades na esfera jurídica
A Responsabilidade Civil é uma ação ou omissão que gera violação de uma norma legal ou contratual. Se a ação ou omissão acarretar danos, haverá o dever de indenizar com apuração dos prejuízos.
Para haver Responsabilidade Civil, é necessário que haja:
• A conduta: ação ou omissão;
• O dano: prejuízo efetivamente causado na esfera material ou moral;
• O nexo causal: relação de causa e efeito entre a conduta praticada e seu resultado.
- A responsabilidade civil pode ser subjetiva ou objetiva. Na responsabilidade civil subjetiva, é preciso provar a culpa ou dolo do agente da ação, enquanto na responsabilidade civil objetiva, não há necessidade dessa comprovação, sendo uma responsabilidade que se aplica "automaticamente", desde que demonstrada que a ação tenha causado o dano, independentemente da existência de culpa por parte do responsável.
- Na responsabilidade civil subjetiva, há dois conceitos a definir. Culpa: negligência, imprudência ou imperícia. Dolo: vontade de praticar o ato.
Negligência: é a qualidade daquele que age sem o cuidado e atenção devidos. Exemplo: utilizar o celular enquanto dirige; empresa deixa de fornecer equipamentos de proteção individual para os empregados.
Imprudência: é o comportamento de caráter precipitado ou arriscado, deixando de cumprir regras que teriam evitado o fato. Exemplo: dirigir com excesso de velocidade; empresa não sinaliza quando o chão está molhado durante a limpeza.
Imperícia: é a atuação sem o conhecimento, aptidão ou habilidades técnicas necessárias. Exemplo: dirigir sem CNH; profissional da empresa atua sem a formação requerida por lei, ou sem treinamento técnico capacitante.
Seguem alguns exemplos no âmbito das relações entre as empresas:
- Exemplo de Responsabilidade civil subjetiva, onde é preciso provar a culpa ou dolo do agente da ação:
A empresa fornecedora de refeições entrega alimentos fora da validade; a empresa terceirizada fornece serviços que exigem profissão regulamentada, mas utilizam profissionais sem a formação necessária.
- Exemplo de Responsabilidade civil objetiva, onde não é preciso provar a culpa ou dolo do agente da ação:
Durante uma obra em uma via pública, ocorre um acidente com uma estrutura, atingindo operários e pessoas que passam pela rua, com danos corporais e materiais a funcionários e terceiros. A responsabilidade da empresa é objetiva, pois é a responsável pela obra.
Há casos em que o Código de Defesa do Consumidor (CDC) poderá ser utilizado em uma ação: quando houver a vulnerabilidade técnica, jurídica, econômica ou informacional da empresa adquirente dos produtos ou serviços, ou seja, está em posição de desvantagem na contratação do produto ou serviço.
Exemplo da possibilidade de aplicar-se o CDC: empresas que contratam serviços tecnológicos sem a necessária compreensão técnica específica sobre o objeto contratado, vindo a enfrentar problemas posteriores. Neste caso, poderá ocorrer sua equiparação como consumidora.
O mesmo ocorre na maioria dos casos envolvendo empresas que contratam serviços bancários perante grandes instituições financeiras.
Tais cenários necessitam de uma avaliação do juízo da ação caso a caso, sendo essa uma possibilidade, não uma regra.
No âmbito da gestão de contratos, o gestor de contratos é corresponsável pelas irregularidades legais na relação contratual.
É importante ficar atento à subcontratação. A subcontratação ocorre quando a contratada contrata uma empresa que presta serviços para ela de forma a possibilitar o cumprimento do contrato firmado.
Se a subcontratada sai do mercado (por falência, impedimento judicial etc.), a contratada poderá propagar problemas de performance ao contrato. É preciso então saber o nível de abrangência das responsabilidades da subcontratada em relação ao contrato, e avaliar o risco que o contrato está correndo com esta subcontratação.
É importante requerer provas frequentes da contratada de que a subcontratação está ocorrendo de forma legal e com os recolhimentos de impostos previstos na legislação.
Importante: a relação entre contratada e subcontratada não é responsabilidade da contratante.
É boa prática associar o risco da subcontratada à contratada. Ou seja, se a contratada possuir risco médio e a subcontratada possuir risco alto, o risco da contratada passa a ser alto.
ESG é a sigla para Environmental, Social and Governance. Em tradução literal: Ambiental, Governança e Social.
ESG busca manter mecanismos de governança corporativa que efetivamente gerenciem os impactos ambientais e sociais do negócio.
Destrinchando ESG:
Algumas práticas são:
• Redução na emissão de poluentes;
• Boas práticas com embalagens, geração, cuidado e descarte de plásticos e outros materiais;
• Gerenciamento correto do descarte de lixo.
Algumas práticas são:
• Aderência aos direitos trabalhistas;
• Valorização da saúde e segurança no ambiente de trabalho;
• Apoio à diversidade e inclusão;
• Posicionamento da empresa em causas e projetos sociais.
Algumas práticas são:
• Adoção de políticas para o controle dos processos;
• Políticas relacionadas às práticas anticorrupção e lavagem de dinheiro;
• Valores, postura moral e ética nos negócios.
As iniciativas de ESG nos contratos podem ser as seguintes: produtos de limpeza têm que ser biodegradáveis; o fornecedor deverá contratar mão-de-obra local; o fornecedor de transporte tem que apresentar o teste de opacidade, que mede as saídas de fumaça do veículo, com o objetivo de melhorar a qualidade do ar expelido, etc.
Devemos nos atentar para o código de ética e conduta da empresa. Ele deve ser comunicado ao fornecedor:
Exemplos de Princípios éticos:
• Legalidade;
• Honestidade;
• Integridade;
• Respeito;
• Solidariedade;
• Comprometimento.
Exemplos de Códigos de conduta:
• Transparência;
• Impessoalidade;
• Imparcialidade;
• Razoabilidade;
• Sigilo.
O SLA é utilizado para garantir a qualidade de fornecimento dos itens do contrato. Precisa estar claramente definido, livre de interpretações, em documento anexo ao contrato.
O SLA deve ser um documento anexo ao contrato. Não é indicado inserir o SLA no escopo do contrato.
É comum estabelecer-se penalidades caso o SLA não seja atingido. Em alguns casos, a penalidade vai aumentando conforme o nível de afastamento do SLA.
Exemplo: SLA afastado em 5% do acordado -> multa de 1% do valor do contrato. SLA afastado em 10% do acordado -> multa de 2% do valor do contrato.
Geralmente é o gestor do contrato quem define o SLA, junto à área técnica (ou à área demandante).
Se o SLA não for atingido, normalmente faz-se uma nota de débito caso a correção não seja feita pelo fornecedor. É comum haver um desconto na medição cujo SLA não foi atendido, proporcional ao desvio observado.
Se houver necessidade de um aditivo contratual, normalmente isso é indicação de que o escopo não foi 100% traduzido no contrato.
Outra possibilidade é que, entre a composição do escopo e a contratação, houve alterações e/ou houve mudança de sinergia entre o objeto e as atuais necessidades da área demandante.
Se for apontada a necessidade de um aditivo contratual, normalmente faz-se uma Requisição de Compra (RC) para o setor de Compras e Suprimentos, o Jurídico escreve o aditivo, e ele passa a fazer parte da contratação.
Não se faz aditivo para alterar o objeto do contrato. Faz-se sim um novo processo de contratação.
Às vezes, o aditivo pode servir para atender a uma nova demanda, para outro projeto independente do contrato em questão, mas essa demanda pode ser atendida pelo contrato em vigência.
Normalmente é o caso de um aditivo de expansão de quantidades. Ex: fornecimento de alimentação, transporte etc. Ganha-se em agilidade na solução, praticidade em gerenciar um mesmo contrato, menos mobilização de pessoal para um novo processo de contratação.
Quando há uma alta necessidade de aditivos contratuais no mesmo contrato, avalia-se a possibilidade de abrir-se um novo processo de contratação.
Repactuação é a renegociação dos acordos de um contrato.
Em alguns casos, há uma cláusula permitindo repactuação após determinado tempo de contrato. É normalmente permitida em contratos de serviço contínuo, como limpeza e conservação, segurança etc.
A data base dos sindicatos impacta nos custos do fornecedor, e deve estar no radar do gestor para prever repactuações.
Outro exemplo de necessidade de repactuação é a flutuação de preços de mercado dos itens fornecidos na contratação. Ex: preço dos combustíveis em contratos de transporte, preço dos alimentos em contratos de alimentação, preço de materiais de construção etc.
Especial atenção deve ser dada ao cenário econômico (taxa de juros, inflação, cenário internacional). É indicado estabelecer contatos esporádicos com a área financeira da empresa para inteirar-se desses temas.
O Pleito, no contexto dos contratos, pode ser traduzido como uma Solicitação.
O Pleito ocorre visando a regularização ou o reequilíbrio de algo que não está adequado para uma das partes, por uma anomalia externa ao contrato. Algo que não estava previsto em contrato. Exemplos:
- Aumento no valor do combustível em contratos de transporte;
- Obra em infraestrutura pública que influenciou na obra contratada;
- Casos de saúde pública;
- Greves etc.
No Processo ideal de pleitos, envia-se o pleito por escrito para o gestor do contrato com compras e suprimentos em cópia.
O pleito deve sempre ser bem embasado. E a justificativa para o aceite ou a recusa também. Normalmente, para a validação ou não do pleito, o gestor do contrato é a única figura envolvida.
Exemplo de pleito por pagamento de horas extras da contratante à contratada:
Embasamento: contratante oferecia ônibus no pós-expediente dos funcionários da contratada. Foram observados atrasos na saída do ônibus. Nesse caso, o pleito deve ser validado, pois a responsabilidade é da contratante, que ofereceu o serviço de ônibus.
Os índices de reajuste são utilizados para corrigir a desvalorização da moeda em virtude da inflação.
O reajuste é aplicado automaticamente no decorrer da contratação, e já está escrito em contrato desde o início. Já a repactuação não. Na repactuação, deverá haver consenso entre as partes após uma renegociação do que foi inicialmente pactuado.
Se houver mudança no índice de reajuste durante a vigência do contrato, é necessário um aditivo contratual para formalização.
É indicado, ao final do contrato, mencionar os reajustes aplicados no termo de quitação de débitos, com os momentos em que os reajustes inicialmente pactuados foram alterados.
Uma nota sobre índices de reajuste:
Enquanto o IPCA mede a variação de preços dos produtos para o consumidor final, nas prateleiras das lojas e supermercados, o IGP-M busca medir a flutuação de custos da atividade econômica – o que inclui os preços aos produtores, ou "o custo na porta da fábrica".
O IPCA é considerado a inflação oficial do país, e monitorado pelo Banco Central para definir a taxa básica de juros da economia, a Selic.
Já o IGPM é medido pelo Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas (FGV/IBRE).
O INCC, Índice Nacional de Custo de Construção, é uma taxa também calculada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) para medir o aumento dos custos dos insumos utilizados em construções habitacionais.
Gerir contratos eletronicamente pode ser uma boa opção para a agilidade e segurança em todo o Ciclo de Vida de um contrato.
Avalie a possibilidade de utilização de plataformas de gestão de contratos onde, além da armazenagem dos documentos contratuais, é possível o acesso aos e-mails e mensagens trocadas sobre o contrato, com permissões de acesso a cada pessoa ou grupo de pessoas envolvidas.
Existem plataformas e softwares oferecidos no modelo SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço) que ajudam na gestão de contratos corporativos e na manutenção das contratações.
A guarda de Contratos Eletrônicos e suas respectivas assinaturas digitais eletrônicas provêem um workflow simples e eficaz, utilizando a internet como meio para formalização de todos os tipos de transações. Garante a integridade dos conteúdos, além de prover o sigilo entre as partes.
De uma maneira geral, a guarda de Contratos Eletrônicos permite:
- Incluir e gerenciar um Contrato Eletrônico, (upload, indexação, assinatura e armazenamento de conteúdo eletrônico);
- Definir as partes que irão assinar o Contrato Eletrônico;
- Definir as pessoas que irão assinar ou simplesmente acompanhar o processo de assinatura para cada uma das partes;
- Definir os papeis de cada uma das partes que assinarão o Contrato Eletrônico;
- Definir a ordem de assinatura dos Contratos (workflow);
- Acompanhar o processo de obtenção das assinaturas digitais e eletrônicas;
- Assinar os Contratos Eletrônicos;
- Consultar e verificar as assinaturas digitais e eletrônicas dos Contratos assinados;
- Administrar e consultar os Contratos Eletrônicos e suas respectivas assinaturas digitais e eletrônicas.
- O Contrato Eletrônico cadastrado fica armazenado em site seguro na Internet, permanecendo à disposição de seus usuários durante todo o seu período de validade ou período contratado;
- Gerenciamento completo do ciclo de vida dos Contratos Eletrônicos, com envios de notificações e avisos de vencimentos, assinaturas e outros;
- Redução de custos operacionais decorrentes da eliminação de documentos em papel, uma vez que:
- Não é necessário recolher assinaturas em papel;
- Dispensa a verificação manual de assinaturas que, além de tomar tempo, exige mão de obra específica;
- Não existe a necessidade de reconhecimento de firmas em cartórios;
- Elimina a necessidade de cópias autenticadas para entrega aos procuradores ou terceiros com quem este vier a tratar;
- Elimina a necessidade de recursos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), pois não há papel a escanear;
- Elimina a necessidade de armazenamento dos documentos físicos (papel), pois eles não existem.
É sempre indicado haver o Termo de Encerramento do contrato, evidenciando a quitação por ambas as partes. Pode vir acompanhado do Termo de quitação de débitos, caso o contrato já tenha sido totalmente pago.
A melhor maneira de evitar discussões em um relacionamento comercial é: faça uma lista de expectativas das partes com antecedência. Essa lista torna-se um marcador de fronteira - como uma cerca entre áreas - explicando quem é responsável por quê. Se as partes discordarem, elas podem consultar a lista para orientação. Essa lista de expectativas fica então detalhada em um contrato.
Os contratos, então, evitam disputas: os bons o fazem. Uma de suas funções é evitar ações judiciais dispendiosas.
Mesmo que as partes nunca olhem para o contrato depois de assinarem, provavelmente ele ainda desempenhou um papel vital: nos fez pensar em nossa lista de expectativas. Quando as pessoas colocam suas expectativas de negócio no papel, elas geralmente descobrem que essas expectativas não combinam entre as partes envolvidas no contrato. Apenas o ato de negociar um contrato revelará muitas expectativas incompatíveis. As partes podem abordá-las antes de iniciar seu relacionamento.
Sim, é verdade que às vezes há processos por causa de contratos. Mas o principal objetivo de um contrato é manter as partes longe do tribunal.
Contrato de compra e venda - art. 481 a 532
É a modalidade na qual uma parte transfere um bem à outra, mediante o pagamento de um valor. Nesse contrato, além das descrições dos envolvidos, há também a descrição detalhada do bem, assim como a forma de pagamento.
Contrato de Prestação de Serviço - art. 593 a 609
Formaliza a relação comercial entre o profissional que está requisitando o trabalho e o que vai realizar o serviço.
Na gestão de contratos, será verificada a natureza do serviço, atribuições que envolvem a execução, prazos de entrega, multas e penalidades por descumprimento, que serão parte integrante desse tipo de contratação.
Contrato de Empreitada - art. 610 a 626
Através desse tipo de contrato, o empreiteiro se obriga a realizar a obra contratada (empreita) mediante remuneração, ficando a seu cargo a direção do trabalho.
Contrato de Locação - art. 565 e 578
O proprietário de um bem permite, através desse contrato, que seu bem seja utilizado por determinado tempo, mediante o pagamento de um aluguel.
Essa é uma modalidade de contratação muito detalhada, com grande fluxo de documentos, prazos definidos e que pode gerar litígios caso as partes não se atentem a todas as cláusulas, portanto, a gestão de contratos é muito aplicada.
Contrato de Seguro - art. 757 a 802
Proporciona ao segurado indenização por prejuízos causados ao bem em questão. Há muitas cláusulas que envolvem esse direito à indenização, dependendo das particularidades do bem a serem descritas e da ocorrência do sinistro.
Contrato de Troca ou Permuta - art. 533
As partes trocam entre si bens e serviços sem que haja pagamento em moeda, sendo necessária a concordância de ambos em relação à equivalência de valores.
Contrato Estimatório ou de venda consignada - art. 534 a 537
Uma das partes entrega a um terceiro o objeto para que seja vendido e, em determinado tempo, após a venda, recebe o valor estipulado.
Contrato de Doação - art. 538 a 554
É aquele em que se elabora toda a documentação para que uma pessoa transfira patrimônio, bens ou vantagens a outra pessoa de forma legalizada.
Contrato de Empréstimo - art. 579 a 592
É quando se entrega a outra pessoa algo, de forma gratuita, mediante o compromisso de devolução.
As condições para a devolução, bem como o período, atrasos e acréscimos ao empréstimo, multas e juros, são detalhadamente descritas no documento.
Contrato de Depósito - art. 627 a 652
O depositário recebe algo para guardar até que o mesmo seja solicitado pelo depositante.
Contrato de Mandato - art.653 a 692
Alguém nomeia outra pessoa para representá-lo, delegando poderes e definindo as regras para a execução dessa representação.
Por esse motivo é que a gestão de contratos corporativos vai avaliar, elaborar e confeccionar o contrato, garantindo a segurança da representação e sua boa execução.
Contrato de Comissão - art. 693 a 709
Tem por objeto a aquisição ou a venda de bens pelo representante (comissário), em seu próprio nome, à conta do representado (comitente).
Contrato de Agência e Distribuição - art. 710 a 721
A parte se obriga, mediante retribuição, a realizar negócios frequentes, em favor de outra parte que geralmente se obriga a não fornecer a mercadoria para outro na mesma região e/ou outras condições estipuladas.
Contrato de Corretagem - art. 722 a 729
Uma pessoa, sem qualquer relação de dependência com o contratante, obriga-se a obter para a outra um ou mais negócios, conforme as instruções recebidas e oficializadas pela gestão do contrato.
Contrato de Transporte - art. 730 a 756
O transportador, mediante remuneração, se compromete a transferir de um lugar para outro, pessoas, bens ou objetos em geral, respeitando a integridade dos objetos transportados, assim como o prazo da entrega.
Contrato de Constituição de Renda - art. 803 a 813
É o instrumento pelo qual uma pessoa (rendeiro) se dispõe a pagar uma renda em favor de outra (rentista), por liberalidade ou mediante o recebimento de bens móveis ou imóveis.
Contrato de Jogo e de Aposta - art. 814 a 817
É aquele em que duas ou mais pessoas prometem realizar determinada prestação a quem conseguir um resultado favorável na prática de um ato em que todos participam.
Contrato de Fiança - art. 818 a 839
A gestão de contratos corporativos irá cuidar dessa elaboração para que, aquele que se coloca como fiador, garante satisfazer ao credor uma obrigação assumida pelo devedor, caso este não a cumpra. São chamados contratos acessórios e estão ligados a outras negociações como contrato de locação, por exemplo.
Contrato de Transação - art. 840 a 850
É quando ambas as partes de um contrato cedem ou renunciam a algum aspecto de obrigação anterior para evitar a relação jurídica.
Contrato de Compromisso - art. 851 a 853
A gestão de contratos corporativos é muito solicitada para esse instrumento contratual no qual as partes se obrigam a assumir determinados direitos, deveres e obrigações nos moldes pré-estabelecidos em contrato.
- ABNT NBR ISO 14000 (de gestão ambiental)
- ABNT NBR ISO 17000 (de avaliação de conformidade)
- ABNT NBR ISO/IEC 27000 (de segurança da informação e proteção de dados)
- ABNT NBR ISO/IEC 45000 (de Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional), etc.
Fontes para este post:
Dessa forma, o contrato deve servir de "documento tira-dúvidas" durante seu período de execução, de forma a esclarecer qualquer questionamento com relação ao que foi acordado.
Neste cenário, a Gestão de Contratos Corporativos existe para garantir que a relação entre cliente e fornecedor se concretize, de fato, em uma relação de agregação de valor para ambas as partes.
Essa gestão envolve uma série de tarefas e processos que extrapolam a elaboração dos contratos em si, como:
• Organização dos documentos necessários ao cumprimento dos termos contratuais (ex: projetos, especificações técnicas, normas, SLAs);
• Registros de entregáveis de forma documental;
• Cumprimento da legislação vigente aplicável;
• Constante minimização dos riscos contidos nas cláusulas;
• Adequação às políticas internas e ao compliance da organização;
• Gestão de prazos;
• Gestão de pagamentos, entre outros.
O que é um contrato?
A Teoria Geral dos Contratos define que: um contrato é o acordo de vontades de duas ou mais pessoas, de forma livre e declarada, que estabelece entre elas alguns direitos e obrigações, sob determinadas condições, com o objetivo comum de criar, resguardar, modificar ou extinguir uma relação jurídica, desde que não haja contrariedade à lei.
Especificamente, os contratos empresariais SEMPRE:
- São celebrados com escopo visando o lucro;
- Envolvem: mão de obra, capital, insumos e tecnologia.
Como é possível perceber, esse é um assunto que requer cuidado e atenção, com artigos definidos juridicamente que devem ser seguidos. E a gestão de contratos corporativos foi desenvolvida para garantir que todas as etapas sejam bem realizadas.
Cláusulas contratuais típicas
Um contrato corporativo possui como base as seguintes cláusulas:
Qualificação das partes: quem são os envolvidos no contrato do ponto de vista jurídico, com descrição detalhada de quem são o cliente e o fornecedor;
Considerações Iniciais: quaisquer informações que descrevam o cenário e motivações para a celebração do contrato;
Objeto do Contrato: descrição macro e objetiva do que está sendo contratado;
Escopo do contrato: descrição detalhada do que está sendo contratado. Poderá ser definido em documento à parte, mas integrante do contrato; Preço, Formas e Condições de Pagamento;
Prazo: duração do contrato;
Direitos e Deveres das Partes;
Condições gerais;
Confidencialidade, Sigilo, Propriedade Intelectual;
Garantias;
Multas;
Formas de Extinção: em que circunstâncias o contrato poderá ser interrompido;
Forma de Solução de Conflitos;
Foro
Dicas de valor quanto à elaboração dos contratos
Dica 1: personalize suas cláusulas
Os contratos que você escreve devem ser personalizados para os propósitos do seu negócio, de forma aderente à realidade de sua organização. Portanto, se você inserir uma cláusula encontrada em algum site, ou utilizada de outro contrato, não faça isso sem refletir sobre ela. Edite-a. Pense nas questões únicas relacionadas ao seu negócio.Exemplos de situações a se pensar como cliente:
"Nós temos um pequeno departamento de engenharia, por isso precisaremos de suporte técnico extra."
"Nossa operação é crítica para esta contratação, então precisaremos de um SLA bastante rigoroso."
Exemplos de situações a se pensar como fornecedor antes de compor as cláusulas do contrato:
"A versão atual da nossa solução possui algumas limitações em certos cenários, então não forneceremos uma garantia ampla nesses casos."
"Nosso CFO se opõe a darmos indenizações por incidentes ocasionados por falhas de segurança na nossa solução."
As personalizações dessas cláusulas ficam então a critério do Gestor do Contrato.
Dica 2: defina bem os conceitos novos ou particulares
Quando um contrato cria um conceito novo ou específico ao contrato, e o utiliza mais de uma vez, deve defini-lo em algum local específico do contrato. Por exemplo: um contrato pode listar os serviços do fornecedor e os menciona repetidamente no contrato. Em vez de listar os serviços repetidamente, o contrato define uma lista como os "Serviços". Sempre que o contrato se referir aos "Serviços" (com S maiúsculo), significa toda a lista contida em sua definição. Alguns contratos utilizam todas as letras maiúsculas - por exemplo, "SERVIÇOS". Isso vale também para iniciais de termos, como "A.N.D." (Acordo de Não Divulgação, também conhecido como Acordo de Confidencialidade ou Termo de Sigilo).Dica 3: utilize o mesmo termo em todo o contrato
Por exemplo:"Provedor": significando "Fornecedor", "Licenciador", "Vendedor", "Consultor" ou "Provedor de Serviços", entre outros nomes que se referem à parte vendedora.
"Cliente": significando "Licenciado", "Comprador" ou "Adquirente", entre outros.
"Prazo": significando "Tempo de vigência", "Período de validade" do contrato.
Dica 4: inclua o escopo no contrato, não apenas o seu objeto
Por exemplo:• Contratos de obras: faça referência a plantas e projetos nos anexos do contrato; defina quais normas ténicas devem ser seguidas; especifique claramente as características que estejam com rigor técnico maior que o das normas técnicas adotadas.
• Contratos de suporte técnico de TI: períodos da prestação do serviço (horários da prestação), tempo máximo de resposta esperado, medições que serão consideradas na aferição do serviço prestado, quais softwares/sistemas e equipamentos estarão incluídos, qual a prioridade de atendimento conforme a criticidade.
Dica 5: "envolva os envolvidos"
Sob o aspecto da segurança jurídica, é importante que sejam elaborados contratos com uma visão integrativa. Isso significa envolver todos os departamentos que possam ser afetados direta ou indiretamente por sua execução, por mais difícil e trabalhoso que possa parecer. E é, de fato, muito trabalhoso! Mas, especialmente em contratos de altos valores, é imperativo reduzir os conflitos e minimizar as chances de judicialização (levar o contrato para os tribunais).As fases do Ciclo de Vida do contrato
Para atingir-se um bom nível de qualidade no processo de contratação, são adotadas fases durante todo o processo, desde a avaliação de todas as necessidades da contratação, incluindo os benefícios almejados, até as cláusulas que formalizarão o cumprimento das obrigações.
Solicitação
Este é o início típico do ciclo de vida do contrato: o profissional demandante do contrato solicita sua elaboração para formalizar a futura relação comercial. Nessa etapa, os interessados ("stakeholders") definem as necessidades que o contrato deverá abordar conforme o objeto contratual. Para efeito de formalização e controle, algumas empresas se utilizam de uma R.F.P. (Request for Proposal, ou Requisição de Proposta).É importante salientar que o solicitante do contrato define o conteúdo do objeto contratual, mas quem escreve as cláusulas do contrato é SEMPRE o departamento jurídico. Este último, na maioria dos casos, pede o apoio da área solicitante e dos demais stakeholders para esclarecer eventuais detalhes que devam constar entre as cláusulas.
Autoria
Nesta etapa, as partes colocam seus termos por escrito. Muitas vezes, a redação de um contrato será feita usando modelos de contrato ou bibliotecas de cláusulas pré-existentes, especialmente se o contrato aparecer com frequência no dia a dia dos negócios de uma das partes. Se uma situação mais específica ou única exigir um contrato especial, esta etapa envolverá a criação de um novo e único contrato.Negociação
Durante a negociação, as partes estabelecem termos e parâmetros específicos do contrato e ajustam o contrato de acordo. Esse estágio geralmente envolve vários rascunhos e muita comunicação entre as partes e entre os departamentos dentro de suas organizações.Aprovação
Nesta etapa, todas as partes interessadas revisarão o contrato para garantir que ele atenda aos seus requisitos. A escolha de quem precisa revisar e aprovar um determinado contrato será uma decisão única para cada negócio e para cada tipo de contrato, mas todos os chefes de departamento e executivos relacionados (especialmente a área demandante do contrato) devem revisar e dar luz verde ao contrato antes de prosseguir para a próxima etapa.Execução
Na execução, o contrato é assinado pelos representantes das partes e torna-se oficial. Os responsáveis pelo contrato iniciam seus trabalhos na reunião de kick-off. Veremos os papeis e responsáveis pela gestão de contratos mais adiante.Conformidade/Gestão
Nesta fase, as partes se concentram no cumprimento de suas obrigações contratuais. Isso envolve traduzir essas responsabilidades em tarefas, rastrear datas e manter a supervisão para garantir a conformidade (compliance). As partes também podem monitorar vários indicadores para determinar se estão obtendo o valor esperado do contrato. Ocasionalmente, esta etapa pode envolver a modificação do contrato.Expiração/Renovação
A expiração/renovação é a última etapa do ciclo de vida do contrato, mas o que exatamente acontece aqui depende inteiramente do que as partes decidiram durante a negociação. Alguns contratos serão rescindidos automaticamente assim que certas condições ocorrerem ou certas datas forem ultrapassadas. Outros podem renovar automaticamente, reiniciando a gestão do ciclo de vida do contrato.Responsáveis operacionais pelo contrato
A tríade da gestão de contratos é composta por: gestor do contrato, fiscal e preposto (na contratada).
Gestor
Possui papel estratégico. Quanto mais formalizada dentro da empresa for a nomeação do gestor do contrato, mais chances de sucesso do contrato. A formalização traz à luz "quem é o dono do contrato".Responsabilidades do Gestor do contrato
- Colher as informações necessárias para a composição do contrato, incluindo os documentos técnicos relevantes, legislações aplicáveis, registros, formulários, especificações, projetos e demais itens necessários para a elaboração do contrato;
- Entender e definir quem são as partes interessadas: pessoas dentro e fora da organização que se envolverão diretamente com o contrato, sua elaboração e sua execução;
- Marcar reuniões com o fornecedor;
- Definir os procedimentos de medição do contrato e anexar os boletins de medição aos documentos do contrato. As medições são a conferência periódica entre o que está no escopo e o que está sendo entregue;
- Elaborar relatórios para a alta gestão;
- Conhecer as cláusulas do contrato e apontar as eventuais desconformidades com as políticas da organização, e com a legislação vigente;
- Apontar situações problemáticas que possam gerar a quebra de cláusulas, tomando as providências necessárias para que não ocorra;
- Garantir a boa comunicação entre as equipes e personagens, especialmente entre o preposto e o fiscal, quando for aberta essa possibilidade pelo gestor do contrato;
- Recebimento de documentações de terceiros: alvarás, autorizações, certificados, liberações em geral;
- Garantir que os boletins de medição estejam sendo executados conforme o escopo;
- Mitigar riscos oriundos da execução do contrato, especialmente os de SSMA (Saúde, Segurança e Meio-ambiente);
- Aproveitar as oportunidades de melhorias do contrato em andamento, através de aditamentos;
- Nos aditamentos visando melhorias, combina-se um valor adicional para o contrato, caso melhorias sejam efetivamente incorporadas;
- Formalizar a finalização ou renovação do contrato.
Fiscal
Está mais em campo.Responsabilidades do Fiscal do contrato
- O Fiscal fica a maior parte do tempo em campo, verificando o escopo: quantidades, especificações técnicas, tipo de material empregado, segurança conforme a legislação do trabalho etc;
- O fiscal deve viabilizar as condições ideais para o início, meio e fim das tarefas envolvidas na execução do contrato: adequação do local de execução, condições de acesso a ativos da contratante, alinhamentos com o gestor do contrato;
- A responsabilidade por efetuar as medições é do fiscal do contrato, quando houver este personagem definido na contratação;
- O ideal é que conheça os pontos principais do contrato (sem a necessidade de aprofundamento em suas cláusulas);
- Poderá oferecer suporte em medições, avaliações de fornecedor e participar de reuniões com o fornecedor, sempre na presença do gestor do contrato;
- Registrar qualquer evento que comprometa a qualidade do contrato: desvios em quantidade, qualidade e/ou especificações acordadas;
- Acidentes em campo devem ser informados ao gestor pelo fiscal.
Preposto
Operando pela contratada, possui a expertise sobre a entrega.Responsabilidades do Preposto do contrato:
- O preposto é o responsável autorizado por membro da empresa contratada a se relacionar com a contratante;
- Idealmente, quem nomeia o preposto deve constar no contrato social da empresa contratada;
- O preposto tem dupla responsabilidade quanto a políticas corporativas: as de sua empresa e as da contratante;
- No lado da contratada, tem basicamente as mesmas responsabilidades do gestor do contrato, no sentido de garantir a boa execução do contrato;
- Deve garantir a entrega conforme o escopo;
- Os Boletins de medição TÊM que ter assinatura do preposto, além do gestor (preferencialmente também do fiscal);
- Uma auditoria poderá invalidar o boletim de medição caso não tenha uma assinatura do preposto da contratante;
- É possível haver mais que um preposto para o mesmo contrato. Inclusive de empresas diferentes, no caso de ter sido formado um consórcio de empresas contratadas para cumprir o contrato.
Notas quanto às responsabilidades sobre o contrato
- O gestor MUITO raramente participa do processo comercial. Quem negocia reajustes contratuais é o setor de compras e suprimentos. O gestor apenas solicita reajustes, quando aplicáveis.
- Em casos de descumprimento do contrato, quem redige a notificação à contratada é o departamento jurídico, ou responsável jurídico da contratante.
- Ocorre o Bloqueio de fornecedor quando este descumpre políticas da contratante, legislações vigentes, ou falha repetidamente na entrega do escopo, e não corrige tais desvios quando notificado.
- As fraudes e subornos são motivo de bloqueio imediato do fornecedor.
- Se o fornecedor não estiver arcando com suas obrigações trabalhistas ou previdenciárias, é indicado avaliar o bloqueio do fornecedor, com vistas a manter-se o compliance da organização.
- Em caso de rescisão contratual, o gestor participa de eventuais reuniões, e apoia o jurídico na redação do Termo de Rescisão.
Responsabilidades na esfera jurídica
A Responsabilidade Civil é uma ação ou omissão que gera violação de uma norma legal ou contratual. Se a ação ou omissão acarretar danos, haverá o dever de indenizar com apuração dos prejuízos.
Para haver Responsabilidade Civil, é necessário que haja:
• A conduta: ação ou omissão;
• O dano: prejuízo efetivamente causado na esfera material ou moral;
• O nexo causal: relação de causa e efeito entre a conduta praticada e seu resultado.
- A responsabilidade civil pode ser subjetiva ou objetiva. Na responsabilidade civil subjetiva, é preciso provar a culpa ou dolo do agente da ação, enquanto na responsabilidade civil objetiva, não há necessidade dessa comprovação, sendo uma responsabilidade que se aplica "automaticamente", desde que demonstrada que a ação tenha causado o dano, independentemente da existência de culpa por parte do responsável.
- Na responsabilidade civil subjetiva, há dois conceitos a definir. Culpa: negligência, imprudência ou imperícia. Dolo: vontade de praticar o ato.
Negligência: é a qualidade daquele que age sem o cuidado e atenção devidos. Exemplo: utilizar o celular enquanto dirige; empresa deixa de fornecer equipamentos de proteção individual para os empregados.
Imprudência: é o comportamento de caráter precipitado ou arriscado, deixando de cumprir regras que teriam evitado o fato. Exemplo: dirigir com excesso de velocidade; empresa não sinaliza quando o chão está molhado durante a limpeza.
Imperícia: é a atuação sem o conhecimento, aptidão ou habilidades técnicas necessárias. Exemplo: dirigir sem CNH; profissional da empresa atua sem a formação requerida por lei, ou sem treinamento técnico capacitante.
Seguem alguns exemplos no âmbito das relações entre as empresas:
- Exemplo de Responsabilidade civil subjetiva, onde é preciso provar a culpa ou dolo do agente da ação:
A empresa fornecedora de refeições entrega alimentos fora da validade; a empresa terceirizada fornece serviços que exigem profissão regulamentada, mas utilizam profissionais sem a formação necessária.
- Exemplo de Responsabilidade civil objetiva, onde não é preciso provar a culpa ou dolo do agente da ação:
Durante uma obra em uma via pública, ocorre um acidente com uma estrutura, atingindo operários e pessoas que passam pela rua, com danos corporais e materiais a funcionários e terceiros. A responsabilidade da empresa é objetiva, pois é a responsável pela obra.
Há casos em que o Código de Defesa do Consumidor (CDC) poderá ser utilizado em uma ação: quando houver a vulnerabilidade técnica, jurídica, econômica ou informacional da empresa adquirente dos produtos ou serviços, ou seja, está em posição de desvantagem na contratação do produto ou serviço.
Exemplo da possibilidade de aplicar-se o CDC: empresas que contratam serviços tecnológicos sem a necessária compreensão técnica específica sobre o objeto contratado, vindo a enfrentar problemas posteriores. Neste caso, poderá ocorrer sua equiparação como consumidora.
O mesmo ocorre na maioria dos casos envolvendo empresas que contratam serviços bancários perante grandes instituições financeiras.
Tais cenários necessitam de uma avaliação do juízo da ação caso a caso, sendo essa uma possibilidade, não uma regra.
No âmbito da gestão de contratos, o gestor de contratos é corresponsável pelas irregularidades legais na relação contratual.
Subcontratação
É importante ficar atento à subcontratação. A subcontratação ocorre quando a contratada contrata uma empresa que presta serviços para ela de forma a possibilitar o cumprimento do contrato firmado.
Se a subcontratada sai do mercado (por falência, impedimento judicial etc.), a contratada poderá propagar problemas de performance ao contrato. É preciso então saber o nível de abrangência das responsabilidades da subcontratada em relação ao contrato, e avaliar o risco que o contrato está correndo com esta subcontratação.
É importante requerer provas frequentes da contratada de que a subcontratação está ocorrendo de forma legal e com os recolhimentos de impostos previstos na legislação.
Importante: a relação entre contratada e subcontratada não é responsabilidade da contratante.
É boa prática associar o risco da subcontratada à contratada. Ou seja, se a contratada possuir risco médio e a subcontratada possuir risco alto, o risco da contratada passa a ser alto.
ESG nos contratos
ESG é a sigla para Environmental, Social and Governance. Em tradução literal: Ambiental, Governança e Social.
ESG busca manter mecanismos de governança corporativa que efetivamente gerenciem os impactos ambientais e sociais do negócio.
Destrinchando ESG:
Environmental (Ambiental)
Refere-se a práticas e princípios adotados na empresa para a conservação do meio ambiente.Algumas práticas são:
• Redução na emissão de poluentes;
• Boas práticas com embalagens, geração, cuidado e descarte de plásticos e outros materiais;
• Gerenciamento correto do descarte de lixo.
Social
Diz respeito à relação que a empresa tem com as pessoas do seu entorno.Algumas práticas são:
• Aderência aos direitos trabalhistas;
• Valorização da saúde e segurança no ambiente de trabalho;
• Apoio à diversidade e inclusão;
• Posicionamento da empresa em causas e projetos sociais.
Governance (Governança)
É a forma como a empresa realiza a gestão dos seus processos, com foco na transparência.Algumas práticas são:
• Adoção de políticas para o controle dos processos;
• Políticas relacionadas às práticas anticorrupção e lavagem de dinheiro;
• Valores, postura moral e ética nos negócios.
As iniciativas de ESG nos contratos podem ser as seguintes: produtos de limpeza têm que ser biodegradáveis; o fornecedor deverá contratar mão-de-obra local; o fornecedor de transporte tem que apresentar o teste de opacidade, que mede as saídas de fumaça do veículo, com o objetivo de melhorar a qualidade do ar expelido, etc.
Devemos nos atentar para o código de ética e conduta da empresa. Ele deve ser comunicado ao fornecedor:
Exemplos de Princípios éticos:
• Legalidade;
• Honestidade;
• Integridade;
• Respeito;
• Solidariedade;
• Comprometimento.
Exemplos de Códigos de conduta:
• Transparência;
• Impessoalidade;
• Imparcialidade;
• Razoabilidade;
• Sigilo.
SLA (Service Level Agreement)
O SLA é utilizado para garantir a qualidade de fornecimento dos itens do contrato. Precisa estar claramente definido, livre de interpretações, em documento anexo ao contrato.
O SLA deve ser um documento anexo ao contrato. Não é indicado inserir o SLA no escopo do contrato.
É comum estabelecer-se penalidades caso o SLA não seja atingido. Em alguns casos, a penalidade vai aumentando conforme o nível de afastamento do SLA.
Exemplo: SLA afastado em 5% do acordado -> multa de 1% do valor do contrato. SLA afastado em 10% do acordado -> multa de 2% do valor do contrato.
Geralmente é o gestor do contrato quem define o SLA, junto à área técnica (ou à área demandante).
Se o SLA não for atingido, normalmente faz-se uma nota de débito caso a correção não seja feita pelo fornecedor. É comum haver um desconto na medição cujo SLA não foi atendido, proporcional ao desvio observado.
Aditivos contratuais
Se houver necessidade de um aditivo contratual, normalmente isso é indicação de que o escopo não foi 100% traduzido no contrato.
Outra possibilidade é que, entre a composição do escopo e a contratação, houve alterações e/ou houve mudança de sinergia entre o objeto e as atuais necessidades da área demandante.
Se for apontada a necessidade de um aditivo contratual, normalmente faz-se uma Requisição de Compra (RC) para o setor de Compras e Suprimentos, o Jurídico escreve o aditivo, e ele passa a fazer parte da contratação.
Não se faz aditivo para alterar o objeto do contrato. Faz-se sim um novo processo de contratação.
Às vezes, o aditivo pode servir para atender a uma nova demanda, para outro projeto independente do contrato em questão, mas essa demanda pode ser atendida pelo contrato em vigência.
Normalmente é o caso de um aditivo de expansão de quantidades. Ex: fornecimento de alimentação, transporte etc. Ganha-se em agilidade na solução, praticidade em gerenciar um mesmo contrato, menos mobilização de pessoal para um novo processo de contratação.
Quando há uma alta necessidade de aditivos contratuais no mesmo contrato, avalia-se a possibilidade de abrir-se um novo processo de contratação.
Repactuação
Repactuação é a renegociação dos acordos de um contrato.
Em alguns casos, há uma cláusula permitindo repactuação após determinado tempo de contrato. É normalmente permitida em contratos de serviço contínuo, como limpeza e conservação, segurança etc.
A data base dos sindicatos impacta nos custos do fornecedor, e deve estar no radar do gestor para prever repactuações.
Outro exemplo de necessidade de repactuação é a flutuação de preços de mercado dos itens fornecidos na contratação. Ex: preço dos combustíveis em contratos de transporte, preço dos alimentos em contratos de alimentação, preço de materiais de construção etc.
Especial atenção deve ser dada ao cenário econômico (taxa de juros, inflação, cenário internacional). É indicado estabelecer contatos esporádicos com a área financeira da empresa para inteirar-se desses temas.
Pleitos
O Pleito, no contexto dos contratos, pode ser traduzido como uma Solicitação.
O Pleito ocorre visando a regularização ou o reequilíbrio de algo que não está adequado para uma das partes, por uma anomalia externa ao contrato. Algo que não estava previsto em contrato. Exemplos:
- Aumento no valor do combustível em contratos de transporte;
- Obra em infraestrutura pública que influenciou na obra contratada;
- Casos de saúde pública;
- Greves etc.
No Processo ideal de pleitos, envia-se o pleito por escrito para o gestor do contrato com compras e suprimentos em cópia.
O pleito deve sempre ser bem embasado. E a justificativa para o aceite ou a recusa também. Normalmente, para a validação ou não do pleito, o gestor do contrato é a única figura envolvida.
Exemplo de pleito por pagamento de horas extras da contratante à contratada:
Embasamento: contratante oferecia ônibus no pós-expediente dos funcionários da contratada. Foram observados atrasos na saída do ônibus. Nesse caso, o pleito deve ser validado, pois a responsabilidade é da contratante, que ofereceu o serviço de ônibus.
Reajustes
Os índices de reajuste são utilizados para corrigir a desvalorização da moeda em virtude da inflação.
O reajuste é aplicado automaticamente no decorrer da contratação, e já está escrito em contrato desde o início. Já a repactuação não. Na repactuação, deverá haver consenso entre as partes após uma renegociação do que foi inicialmente pactuado.
Se houver mudança no índice de reajuste durante a vigência do contrato, é necessário um aditivo contratual para formalização.
É indicado, ao final do contrato, mencionar os reajustes aplicados no termo de quitação de débitos, com os momentos em que os reajustes inicialmente pactuados foram alterados.
Uma nota sobre índices de reajuste:
Enquanto o IPCA mede a variação de preços dos produtos para o consumidor final, nas prateleiras das lojas e supermercados, o IGP-M busca medir a flutuação de custos da atividade econômica – o que inclui os preços aos produtores, ou "o custo na porta da fábrica".
O IPCA é considerado a inflação oficial do país, e monitorado pelo Banco Central para definir a taxa básica de juros da economia, a Selic.
Já o IGPM é medido pelo Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas (FGV/IBRE).
O INCC, Índice Nacional de Custo de Construção, é uma taxa também calculada pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) para medir o aumento dos custos dos insumos utilizados em construções habitacionais.
A Tecnologia e a gestão de contratos corporativos
Gerir contratos eletronicamente pode ser uma boa opção para a agilidade e segurança em todo o Ciclo de Vida de um contrato.
Avalie a possibilidade de utilização de plataformas de gestão de contratos onde, além da armazenagem dos documentos contratuais, é possível o acesso aos e-mails e mensagens trocadas sobre o contrato, com permissões de acesso a cada pessoa ou grupo de pessoas envolvidas.
Existem plataformas e softwares oferecidos no modelo SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço) que ajudam na gestão de contratos corporativos e na manutenção das contratações.
Contrato Eletrônico
Contrato Eletrônico é qualquer acordo ou desejo, representado por um Documento Eletrônico, que se valha da tecnologia informática para sua formalização.A guarda de Contratos Eletrônicos e suas respectivas assinaturas digitais eletrônicas provêem um workflow simples e eficaz, utilizando a internet como meio para formalização de todos os tipos de transações. Garante a integridade dos conteúdos, além de prover o sigilo entre as partes.
De uma maneira geral, a guarda de Contratos Eletrônicos permite:
- Incluir e gerenciar um Contrato Eletrônico, (upload, indexação, assinatura e armazenamento de conteúdo eletrônico);
- Definir as partes que irão assinar o Contrato Eletrônico;
- Definir as pessoas que irão assinar ou simplesmente acompanhar o processo de assinatura para cada uma das partes;
- Definir os papeis de cada uma das partes que assinarão o Contrato Eletrônico;
- Definir a ordem de assinatura dos Contratos (workflow);
- Acompanhar o processo de obtenção das assinaturas digitais e eletrônicas;
- Assinar os Contratos Eletrônicos;
- Consultar e verificar as assinaturas digitais e eletrônicas dos Contratos assinados;
- Administrar e consultar os Contratos Eletrônicos e suas respectivas assinaturas digitais e eletrônicas.
Vantagens de um contrato eletrônico
- Gerenciamento dos Contrato Eletrônicos, com envios de notificações e avisos de vencimentos, assinaturas e outros;- O Contrato Eletrônico cadastrado fica armazenado em site seguro na Internet, permanecendo à disposição de seus usuários durante todo o seu período de validade ou período contratado;
- Gerenciamento completo do ciclo de vida dos Contratos Eletrônicos, com envios de notificações e avisos de vencimentos, assinaturas e outros;
- Redução de custos operacionais decorrentes da eliminação de documentos em papel, uma vez que:
- Não é necessário recolher assinaturas em papel;
- Dispensa a verificação manual de assinaturas que, além de tomar tempo, exige mão de obra específica;
- Não existe a necessidade de reconhecimento de firmas em cartórios;
- Elimina a necessidade de cópias autenticadas para entrega aos procuradores ou terceiros com quem este vier a tratar;
- Elimina a necessidade de recursos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), pois não há papel a escanear;
- Elimina a necessidade de armazenamento dos documentos físicos (papel), pois eles não existem.
Sobre Assinatura Digital e Assinatura Eletrônica
| Assinatura Digital | Assinatura Eletrônica | |
|---|---|---|
| Como funciona | Assina com Certificado Digital | Com login e senha + SMS + Biometria (facial ou digital) ou uma combinação entre eles |
| Como provar a autoria | Equivale à assinatura de próprio punho | Baseada em evidências coletadas no ato da assinatura |
| Recomendado para | Casos que envolvam: • Maior segurança jurídica • Riscos de negócio • Valor significativo envolvido • Dúvida sobre o impacto que a prova de autoria possa causar • Assinar contratos e documentos entre empresas |
Casos que envolvam: • Documentos de menor risco de negócios; • Menor impacto; • Documentos que envolvam pessoas físicas na figura de signatários; • Documentos internos que necessitem de uma simples aprovação |
Encerramento do contrato
É sempre indicado haver o Termo de Encerramento do contrato, evidenciando a quitação por ambas as partes. Pode vir acompanhado do Termo de quitação de débitos, caso o contrato já tenha sido totalmente pago.
Mensagem final: duas lições sobre contratação
1. Boas cercas fazem bons vizinhos
Por que assinamos contratos? Não é porque queremos ganhar um processo mais tarde. Não é porque não confiamos um no outro. Nem mesmo para mantermos os advogados ocupados. Assinamos contratos porque: boas cercas fazem bons vizinhos.A melhor maneira de evitar discussões em um relacionamento comercial é: faça uma lista de expectativas das partes com antecedência. Essa lista torna-se um marcador de fronteira - como uma cerca entre áreas - explicando quem é responsável por quê. Se as partes discordarem, elas podem consultar a lista para orientação. Essa lista de expectativas fica então detalhada em um contrato.
Os contratos, então, evitam disputas: os bons o fazem. Uma de suas funções é evitar ações judiciais dispendiosas.
Mesmo que as partes nunca olhem para o contrato depois de assinarem, provavelmente ele ainda desempenhou um papel vital: nos fez pensar em nossa lista de expectativas. Quando as pessoas colocam suas expectativas de negócio no papel, elas geralmente descobrem que essas expectativas não combinam entre as partes envolvidas no contrato. Apenas o ato de negociar um contrato revelará muitas expectativas incompatíveis. As partes podem abordá-las antes de iniciar seu relacionamento.
Sim, é verdade que às vezes há processos por causa de contratos. Mas o principal objetivo de um contrato é manter as partes longe do tribunal.
2. Pergunte a si mesmo "Qual é a nossa melhor opção?" Não "O que é justo?"
Alguns empresários e advogados ponderam e discutem muito sobre se os termos contratuais propostos seriam justos. Isso é uma visão equivocada dos contratos, por duas razões. Primeiro, é difícil definir "justo" nas negociações contratuais. Em segundo lugar, um foco no que é justo pode tanto levá-lo a rejeitar negócios que fariam sentido econômico, como a aceitar negócios que não fazem. A melhor pergunta é: fazer o negócio sob esses termos do contrato é mais rentável do que não o fazer?Conteúdo complementar
Quais são os tipos de contratos
A seguir listamos os tipos de contratos definidos no Código Civil, em seus respectivos artigos:Contrato de compra e venda - art. 481 a 532
É a modalidade na qual uma parte transfere um bem à outra, mediante o pagamento de um valor. Nesse contrato, além das descrições dos envolvidos, há também a descrição detalhada do bem, assim como a forma de pagamento.
Contrato de Prestação de Serviço - art. 593 a 609
Formaliza a relação comercial entre o profissional que está requisitando o trabalho e o que vai realizar o serviço.
Na gestão de contratos, será verificada a natureza do serviço, atribuições que envolvem a execução, prazos de entrega, multas e penalidades por descumprimento, que serão parte integrante desse tipo de contratação.
Contrato de Empreitada - art. 610 a 626
Através desse tipo de contrato, o empreiteiro se obriga a realizar a obra contratada (empreita) mediante remuneração, ficando a seu cargo a direção do trabalho.
Contrato de Locação - art. 565 e 578
O proprietário de um bem permite, através desse contrato, que seu bem seja utilizado por determinado tempo, mediante o pagamento de um aluguel.
Essa é uma modalidade de contratação muito detalhada, com grande fluxo de documentos, prazos definidos e que pode gerar litígios caso as partes não se atentem a todas as cláusulas, portanto, a gestão de contratos é muito aplicada.
Contrato de Seguro - art. 757 a 802
Proporciona ao segurado indenização por prejuízos causados ao bem em questão. Há muitas cláusulas que envolvem esse direito à indenização, dependendo das particularidades do bem a serem descritas e da ocorrência do sinistro.
Contrato de Troca ou Permuta - art. 533
As partes trocam entre si bens e serviços sem que haja pagamento em moeda, sendo necessária a concordância de ambos em relação à equivalência de valores.
Contrato Estimatório ou de venda consignada - art. 534 a 537
Uma das partes entrega a um terceiro o objeto para que seja vendido e, em determinado tempo, após a venda, recebe o valor estipulado.
Contrato de Doação - art. 538 a 554
É aquele em que se elabora toda a documentação para que uma pessoa transfira patrimônio, bens ou vantagens a outra pessoa de forma legalizada.
Contrato de Empréstimo - art. 579 a 592
É quando se entrega a outra pessoa algo, de forma gratuita, mediante o compromisso de devolução.
As condições para a devolução, bem como o período, atrasos e acréscimos ao empréstimo, multas e juros, são detalhadamente descritas no documento.
Contrato de Depósito - art. 627 a 652
O depositário recebe algo para guardar até que o mesmo seja solicitado pelo depositante.
Contrato de Mandato - art.653 a 692
Alguém nomeia outra pessoa para representá-lo, delegando poderes e definindo as regras para a execução dessa representação.
Por esse motivo é que a gestão de contratos corporativos vai avaliar, elaborar e confeccionar o contrato, garantindo a segurança da representação e sua boa execução.
Contrato de Comissão - art. 693 a 709
Tem por objeto a aquisição ou a venda de bens pelo representante (comissário), em seu próprio nome, à conta do representado (comitente).
Contrato de Agência e Distribuição - art. 710 a 721
A parte se obriga, mediante retribuição, a realizar negócios frequentes, em favor de outra parte que geralmente se obriga a não fornecer a mercadoria para outro na mesma região e/ou outras condições estipuladas.
Contrato de Corretagem - art. 722 a 729
Uma pessoa, sem qualquer relação de dependência com o contratante, obriga-se a obter para a outra um ou mais negócios, conforme as instruções recebidas e oficializadas pela gestão do contrato.
Contrato de Transporte - art. 730 a 756
O transportador, mediante remuneração, se compromete a transferir de um lugar para outro, pessoas, bens ou objetos em geral, respeitando a integridade dos objetos transportados, assim como o prazo da entrega.
Contrato de Constituição de Renda - art. 803 a 813
É o instrumento pelo qual uma pessoa (rendeiro) se dispõe a pagar uma renda em favor de outra (rentista), por liberalidade ou mediante o recebimento de bens móveis ou imóveis.
Contrato de Jogo e de Aposta - art. 814 a 817
É aquele em que duas ou mais pessoas prometem realizar determinada prestação a quem conseguir um resultado favorável na prática de um ato em que todos participam.
Contrato de Fiança - art. 818 a 839
A gestão de contratos corporativos irá cuidar dessa elaboração para que, aquele que se coloca como fiador, garante satisfazer ao credor uma obrigação assumida pelo devedor, caso este não a cumpra. São chamados contratos acessórios e estão ligados a outras negociações como contrato de locação, por exemplo.
Contrato de Transação - art. 840 a 850
É quando ambas as partes de um contrato cedem ou renunciam a algum aspecto de obrigação anterior para evitar a relação jurídica.
Contrato de Compromisso - art. 851 a 853
A gestão de contratos corporativos é muito solicitada para esse instrumento contratual no qual as partes se obrigam a assumir determinados direitos, deveres e obrigações nos moldes pré-estabelecidos em contrato.
Alguns grupos de normas da ABNT, Associação Brasileira de Normas Técnicas
- ABNT NBR ISO 9000 (de gestão da qualidade)- ABNT NBR ISO 14000 (de gestão ambiental)
- ABNT NBR ISO 17000 (de avaliação de conformidade)
- ABNT NBR ISO/IEC 27000 (de segurança da informação e proteção de dados)
- ABNT NBR ISO/IEC 45000 (de Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional), etc.
Fontes para este post:
- MARQUES, Claudia Lima; BENJAMIN, Antonio Herman V. Comentários ao Código de Defesa do Consumidor. 2ª Ed. São Paulo: Editora Revista do Tribunais, 2006.
- TARTUCE, Flávio. Manual de Responsabilidade Civil – Vol. Único. São Paulo: Método, 2018.
- BRASIL. Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Diário Oficial da União: seção 1, Brasília, DF, ano 139, n.
- BECK, ULRICH. Sociedade de Risco: rumo a uma outra modernidade. Tradução de Sebastião. Nascimento. Editora 34, São Paulo: 2010.
- NEY JUNIOR, Nelson; ANDRADE, Rosa Maria de. Código civil comentado. 13. Ed. São Paulo, Revista dos Tribunais, 2019.
- https://enciclopediajuridica.pucsp.br/verbete/252/edicao-1/contratos-empresariais
- https://bryter.com/blog/contract-lifecycle-management-clm
- https://documentoeletronico.com.br
- https://www.techcontracts.com
